Abrir un negocio tiene algo emocionante. El local empieza a tomar forma. Llegan los primeros proveedores. Se prepara el producto. Se organiza el equipo. Empiezan las pruebas. Y entre todo eso aparece una parte bastante menos emocionante: la gestión. Facturas. Clientes. Productos. Stock. Cobros. Gastos. Empleados. TicketBAI. La buena noticia es que no tienes por qué gestionar cada cosa por separado. Si estás preparando la apertura de un negocio en el País Vasco, elegir desde el principio una herramienta adecuada puede ahorrarte muchos cambios, tareas duplicadas y dolores de cabeza más adelante.
Antes de abrir: piensa en cómo vas a gestionar el negocio
Cuando empiezas un proyecto es normal centrarse primero en lo más visible: el local, el producto, la decoración, la carta si hablamos de hostelería o el escaparate si hablamos de comercio. Pero hay otra parte que empieza a funcionar desde el minuto uno: todo lo que ocurre detrás. ¿Cómo vas a facturar? ¿Cómo vas a cobrar? ¿Cómo vas a organizar tus productos? ¿Necesitas controlar stock? ¿Trabajarás con presupuestos o albaranes? ¿Tendrás empleados? ¿Dónde consultarás la información de tu negocio? Resolver estas preguntas antes de abrir puede hacer que los primeros meses sean bastante más sencillos.
Necesitarás una solución preparada para TicketBAI
Si vas a desarrollar tu actividad en el País Vasco y estás dentro del ámbito de aplicación correspondiente, la facturación deberá realizarse cumpliendo con los requisitos de TicketBAI. Pero hay una distinción importante: TicketBAI no es un programa de gestión. Es el sistema de control de facturación implantado en el País Vasco. Por eso, al elegir la herramienta con la que trabajarás, no busques únicamente algo que «tenga TicketBAI». Busca una solución que, además de ayudarte a cumplir correctamente, te permita gestionar tu negocio todos los días. Porque adaptarte a TicketBAI es una parte. Gestionar el negocio es todo lo demás.
Piensa en cómo vas a cobrar
Si tienes un bar, restaurante, cafetería, tienda, peluquería u otro negocio con venta directa, el cobro va a formar parte de tu rutina desde el primer día. Y aquí importa muchísimo la agilidad. Cuando tienes un cliente delante, no quieres dedicar más tiempo del necesario a buscar productos, introducir información o completar una venta. Antes de elegir una herramienta, piensa: ¿cómo será una venta normal en mi negocio? No todos los negocios trabajan igual y tu sistema debería adaptarse lo máximo posible a tu forma de trabajar.
Productos y stock: mejor organizarlos desde el principio
Este es uno de esos trabajos que da muchísima pereza cuando ya llevas seis meses abierto. Si vas a trabajar con productos, referencias o diferentes artículos, empezar con la información organizada puede ahorrarte bastante trabajo después: productos, precios, familias, stock y proveedores. Y si tu actividad no necesita stock, perfecto. La clave está precisamente en utilizar solo las herramientas que tengan sentido para ti.
Facturación, presupuestos y albaranes
Dependiendo de tu actividad, quizá no necesites únicamente hacer una venta y cobrarla. Hay negocios que trabajan constantemente con presupuestos, otros necesitan albaranes, otros facturan periódicamente a determinados clientes y otros prácticamente trabajan siempre con venta directa. Por eso no existe una única forma correcta de gestionar un negocio. Antes de empezar, piensa cómo será tu operativa habitual y busca una herramienta que pueda acompañarla.
¿Vas a tener empleados?
Si vas a abrir con equipo, hay otra parte que conviene organizar desde el principio: la gestión de las jornadas de trabajo. Poder centralizar diferentes procesos dentro de una misma herramienta evita tener información repartida entre múltiples aplicaciones y sistemas. Y esta es una pregunta interesante cuando estás montando toda la infraestructura del negocio: ¿realmente necesito una herramienta diferente para cada cosa?
No olvides algo fundamental: el soporte
Este punto no aparece normalmente en la lista de cosas que necesitas para abrir un negocio. Hasta que llega el primer problema. Imagina que inauguras. Tienes clientes. Estás cobrando. Y aparece una duda. Ahí descubres rápidamente la diferencia entre tener simplemente un programa y tener un equipo detrás. Antes de contratar cualquier solución, pregunta: ¿quién me ayudará a configurarla? ¿Me enseñarán a utilizarla? ¿A quién llamo si tengo una duda? ¿Hay personas detrás del soporte? La tecnología importa. Pero saber que alguien responde cuando lo necesitas también.
Empezar bien es mucho más fácil que reorganizarlo todo después
No necesitas tener absolutamente todo perfecto antes de levantar la persiana. Tu negocio irá cambiando a medida que empieces a trabajar. Pero hay decisiones que merece la pena tomar con perspectiva desde el principio. Y la herramienta con la que vas a gestionar tu actividad es una de ellas. Porque cambiar seis meses después es posible. Pero si puedes empezar con una solución que ya encaje con tus necesidades, mucho mejor.
Un ejemplo muy cerca de nosotros: Tabernatxu, en Barrika
Hace poco hemos acompañado a Tabernatxu, un nuevo bar-restaurante en Barrika, en la puesta en marcha de La Manzana antes de su apertura. Y precisamente este tipo de instalaciones nos recuerda algo importante: cada nueva Manzana empieza con un negocio diferente detrás. No se trata simplemente de instalar una herramienta. Se trata de entender cómo va a funcionar ese negocio, dejar preparada su gestión y conseguir que, cuando llegue el momento de abrir las puertas, el equipo pueda centrarse en lo realmente importante: sus clientes. Desde RK Solutions les deseamos muchísimo éxito en esta nueva etapa. Y nos hace especial ilusión haber podido acompañarlos desde el principio.
La Manzana: empieza tu negocio con todo conectado
En RK Solutions desarrollamos La Manzana, nuestro software de gestión y facturación. Está pensado para que autónomos y empresas puedan centralizar diferentes áreas de su negocio desde un mismo entorno. Dependiendo de las necesidades de tu actividad, puedes trabajar con herramientas como facturación, TPV, clientes, productos y stock, presupuestos y albaranes, gastos, facturación recurrente, control horario y otras funcionalidades relacionadas con la gestión diaria. En el País Vasco, además, La Manzana está adaptada a TicketBAI. Pero hay algo especialmente importante cuando estás empezando: no tienes que montarlo tú solo. Nuestro equipo puede acompañarte en la puesta en marcha, configuración y formación para que tengas todo preparado antes de empezar a trabajar.
¿Vas a abrir un negocio en el País Vasco?
Entonces hay una pregunta que merece la pena resolver antes de la inauguración: ¿cómo vas a gestionar todo cuando abras la puerta? Si estás preparando un nuevo comercio, bar, restaurante, cafetería, peluquería, centro de estética u otro negocio, podemos enseñarte cómo funciona La Manzana y valorar qué necesitas realmente. Tú prepara la apertura. Nosotros te ayudamos a dejar preparada la gestión. Quiero conocer La Manzana.
Preguntas frecuentes
¿Qué programa necesito para abrir un negocio en el País Vasco?
Dependerá de tu actividad. Si estás sujeto a TicketBAI, necesitarás utilizar una solución que cumpla los requisitos correspondientes. Además, conviene valorar qué necesitas para la gestión diaria: facturación, cobro, productos, stock, presupuestos, albaranes, clientes o empleados.
¿TicketBAI es un programa para gestionar mi negocio?
No. TicketBAI es un sistema relacionado con el cumplimiento de las obligaciones de facturación. Para trabajar con él se utilizan soluciones informáticas adaptadas.
¿Puedo tener TicketBAI y la gestión del negocio en el mismo programa?
Sí. Existen herramientas de gestión que integran la facturación adaptada a TicketBAI junto con otras funcionalidades. La Manzana reúne facturación y diferentes herramientas de gestión dentro del mismo entorno.
¿Es mejor preparar el programa antes de inaugurar?
Es recomendable hacerlo con tiempo. Así puedes configurar la herramienta, introducir la información necesaria, formar a las personas que la utilizarán y realizar las comprobaciones oportunas antes de empezar a trabajar con clientes.
¿La Manzana sirve para hostelería?
La Manzana incorpora TPV, facturación, clientes, productos, stock y otras funcionalidades de gestión, por lo que puede configurarse para diferentes tipos de negocio.