VERI*FACTU, registros de facturación, códigos QR, sistemas informáticos de facturación...
Si llevas meses escuchando todos estos términos y todavía no tienes claro qué va a cambiar realmente cuando hagas una factura, este artículo es para ti.
Porque detrás de toda la terminología técnica hay una idea bastante más sencilla:
En 2027 cambiarán algunos requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para facturar.
Y si tu herramienta está correctamente preparada, gran parte de la complejidad técnica debería gestionarla el propio sistema.
Vamos a verlo paso a paso y sin hablar como un BOE.
VERI*FACTU 2027: los cambios principales en 1 minuto
Si utilizas un sistema informático de facturación incluido en el ámbito de aplicación de la normativa, hay algunos conceptos que empezarás a ver con frecuencia:
| Cambio | ¿Qué significa? | | --- | --- | | Registros de facturación | El sistema generará un registro con determinada información de cada factura | | Código QR | Las facturas afectadas incorporarán un QR tributario | | Trazabilidad | Los registros deberán mantener una secuencia que permita seguir su generación | | Inalterabilidad | El sistema deberá garantizar que los registros no puedan modificarse sin dejar constancia | | VERI*FACTU | En esta modalidad, los registros se remiten a la Agencia Tributaria |
Lo más importante es entender que no deberías tener que realizar manualmente toda esta parte técnica.
Para eso estará el sistema de facturación que utilices. Si deseas ampliar toda la información normativa, puedes consultar los recursos oficiales en TuVERIFACTU.
Primero: ¿cuándo empiezan estos cambios?
Actualmente existen dos fechas principales.
1 de enero de 2027
Las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes de esta fecha.
1 de julio de 2027
Será la fecha límite para el resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito correspondiente del Reglamento.
El periodo anterior a estas fechas está considerado por la Agencia Tributaria como periodo de pruebas.
Por eso, aunque todavía exista margen, 2026 es un buen momento para entender qué va a cambiar y comprobar cómo se está preparando tu proveedor.
Cambio 1: tu sistema generará un registro de cada factura
Este es uno de los conceptos fundamentales para entender la nueva normativa.
Cuando se expida una factura utilizando un sistema informático de facturación afectado por el Reglamento, el sistema deberá generar el correspondiente registro de facturación de alta.
Pero ojo:
El registro de facturación no es otra factura que tengas que crear tú.
Es información que genera el propio sistema informático a partir de la factura expedida.
Por eso, como usuario, lo importante no es aprender a crear registros de facturación. Lo importante es utilizar una herramienta preparada para hacerlo correctamente.
Cambio 2: aparecerá un código QR en las facturas
Este probablemente será el cambio más visible.
Las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos afectados deberán incorporar la representación de determinada información mediante un código QR tributario.
Esto afecta tanto a facturas completas como a facturas simplificadas en los casos incluidos en la normativa.
Así que sí: empezaremos a acostumbrarnos a ver códigos QR en las facturas.
Pero nuevamente, no deberías tener que generar ese código manualmente. El sistema utilizado para facturar deberá encargarse de incorporar la información correspondiente.
Cambio 3: habrá mayor trazabilidad de la facturación
Una de las ideas principales de la normativa es garantizar que los registros de facturación sean fiables y trazables.
¿Qué significa esto en lenguaje normal?
Que debe poder seguirse la secuencia en la que se han generado los registros.
El sistema debe garantizar características como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de la información en los términos establecidos por el Reglamento.
En pocas palabras: la información relacionada con la facturación tendrá que dejar un rastro mucho más claro.
Cambio 4: corregir una factura no significa simplemente borrar y empezar otra vez
Precisamente porque uno de los objetivos es garantizar la trazabilidad, los sistemas deberán gestionar correctamente situaciones como errores o anulaciones.
El Reglamento contempla registros específicos de anulación.
Esto permite mantener constancia de lo ocurrido sin alterar simplemente la información anterior como si nunca hubiera existido.
Para el usuario, otra vez, la clave está en utilizar una herramienta que gestione correctamente estos procesos.
No necesitas conocer cómo funciona técnicamente cada registro. Necesitas que tu sistema lo haga bien.
Cambio 5: podrás encontrarte con facturas VERI*FACTU
Aquí merece la pena aclarar algo.
No todos los sistemas funcionan necesariamente de la misma manera. El Reglamento contempla dos modalidades principales.
Sistemas VERI*FACTU
Los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria de forma continuada, segura y automática. En las facturas correspondientes podrá aparecer además la expresión "VERI*FACTU" o "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT", según lo previsto por la normativa.
Sistemas de emisión de facturas no verificables
Los registros no se remiten de forma continuada a la Agencia Tributaria. En este caso, el propio sistema debe conservarlos y cumplir requisitos adicionales destinados a garantizar su integridad, seguridad y trazabilidad.
Por eso es importante recordar:
VERI*FACTU no es el nombre de un programa de facturación.
Es una de las modalidades previstas por la normativa para los sistemas informáticos de facturación.
Entonces, ¿Hacienda recibirá automáticamente todas mis facturas?
Esta pregunta merece una respuesta clara: depende de la modalidad utilizada.
En un sistema VERI*FACTU, los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas se remiten a la Agencia Tributaria de manera continuada.
En la modalidad de sistemas de emisión de facturas no verificables, esos registros no se remiten de manera continuada, sino que deben conservarse en el propio sistema cumpliendo requisitos adicionales.
Esta diferencia es importante porque muchas veces se resume VERI*FACTU como: "Ahora todas las facturas van automáticamente a Hacienda".
Y la realidad normativa es más concreta que esa frase.
¿Tendré que aprender una nueva forma de hacer facturas?
Aquí viene probablemente la parte que más tranquilidad puede dar.
La normativa establece requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación.
Eso significa que una parte importante del trabajo de adaptación corresponde a quienes desarrollan esas herramientas.
Como usuario, puede haber cambios en determinados procesos o en la forma de realizar ciertas operaciones dependiendo del programa que utilices.
Pero no necesitas aprender qué es un hash, cómo se genera técnicamente un registro o cómo funciona internamente el QR.
Tu proveedor debería encargarse de la parte tecnológica y explicarte de forma sencilla qué cambia para ti.
Y esa es precisamente una de las cosas que deberías exigirle.
¿Qué puedes hacer ahora para prepararte?
No necesitas esperar a diciembre de 2026 para empezar a hacer preguntas.
Puedes hablar desde ahora con tu proveedor de software y comprobar:
- Si su sistema estará adaptado antes de tu fecha correspondiente.
- Qué cambios notarás tú como usuario.
- Qué modalidad utilizará el sistema.
- Cómo gestionará los nuevos registros de facturación.
- Qué tendrás que hacer para empezar a trabajar correctamente cuando llegue el momento.
Si recibes respuestas claras, perfecto.
Si no sabes cómo se está preparando tu herramienta, todavía tienes tiempo para informarte y valorar alternativas.
La llegada de VERI*FACTU también puede ser un buen momento para revisar cómo gestionas tu negocio
Hay algo interesante detrás de todo este cambio.
Muchos autónomos y empresas van a tener que mirar por primera vez en años el sistema que utilizan para facturar.
Y ya que vas a revisarlo, puedes hacerte otra pregunta:
¿Mi herramienta actual hace todo lo que necesito?
Porque tu negocio no es únicamente facturación. También puede haber presupuestos, albaranes, clientes, productos, stock, gastos, empleados o información que necesitas consultar diariamente.
Por eso, antes de elegir una solución únicamente porque esté adaptada a la nueva normativa, merece la pena valorar qué puede aportar a la gestión completa de tu empresa.
La Manzana: gestión y facturación preparada para los nuevos requisitos
En RK Solutions desarrollamos La Manzana, nuestro software propio de gestión y facturación.
Nuestro equipo trabaja para adaptar la herramienta a los requisitos que llegan en materia de facturación, pero La Manzana está pensada para ir mucho más allá del cumplimiento normativo.
Permite gestionar diferentes áreas del negocio desde un mismo entorno, con herramientas relacionadas con facturación, clientes, presupuestos, albaranes, stock, gastos, control horario y otras necesidades empresariales.
Y detrás del software hay un equipo que acompaña al cliente durante la puesta en marcha y el uso de la herramienta.
Porque nuestro trabajo no consiste únicamente en adaptar tecnología a una normativa.
Consiste en conseguir que esa tecnología sea fácil de utilizar para las personas que tienen un negocio que gestionar.
Preguntas frecuentes sobre los cambios de VERI*FACTU
¿Todas las facturas tendrán un código QR?
Las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos afectados por el Reglamento deberán incorporar la representación de determinada información mediante un código QR tributario.
¿Tengo que crear yo el QR?
El sistema informático de facturación debe estar preparado para generar e incorporar la información correspondiente. No se trata de crear manualmente un QR para cada factura.
¿El registro de facturación es otra factura?
No. El registro contiene determinada información relacionada con la factura y es generado por el sistema informático. No debe confundirse con la propia factura.
¿Todas mis facturas se enviarán automáticamente a Hacienda?
No necesariamente. En la modalidad VERI*FACTU se remiten los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continuada. Los sistemas de emisión de facturas no verificables funcionan de manera diferente y deben conservar los registros cumpliendo requisitos adicionales.
¿VERI*FACTU es lo mismo que factura electrónica?
No. Aunque ambos conceptos están relacionados con la digitalización de la facturación, VERI*FACTU y factura electrónica no son lo mismo.
¿Cuándo debería empezar a prepararme?
Puedes hacerlo desde ahora. El periodo previo a las fechas obligatorias es un periodo de pruebas y puedes aprovecharlo para preguntar a tu proveedor, conocer los cambios y evitar dejar la adaptación para el último momento.
Lo complicado debería hacerlo la tecnología, no tú
- Registros.
- QR.
- Trazabilidad.
- Nuevos requisitos.
Sobre el papel puede parecer complicado. Pero precisamente para eso utilizamos tecnología.
Tu trabajo debería seguir siendo gestionar tu empresa. El trabajo del software es hacer sencilla toda la complejidad que ocurre detrás.
En RK Solutions estamos preparando La Manzana para acompañar a empresas y autónomos ante los nuevos requisitos de facturación y, al mismo tiempo, ayudarles a gestionar su negocio desde una única herramienta.
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